Tratto da una conversazione realmente accaduta.
Cliente: “sa, il mio portafoglio clienti è composto principalmente da amministratori delegati, importanti notai ed avvocati, imprenditori che mi affidano come minimo nove zeri”.
Io: “molto bene, possiamo valutare una serie di location che potrebbero essere adatte”.
Cliente: “non si preoccupi di quello, il mio responsabile mi ha detto che va benissimo la sala parrocchiale sotto casa mia”.
Partiamo da un concetto: la location aiuta il Promotore a vendersi. La scelta quindi non può essere fatta ricadere sul primo buco di 15 mq che si ha a disposizione. In primis vanno fatte delle scelte di tipo pratico, quindi: è in una zona di mio interesse? I miei ospiti possono arrivarci facilmente? C’è un parcheggio? Ci sono dei mezzi pubblici che fermano nelle vicinanze? Poi andremo a valutare la tipologia di location secondo il target dei miei ospiti (ritornando alla chiacchierata iniziale, la sala parrocchiale è poco indicata per la tipologia di ospiti che si vuole portare all’evento, d’altro canto potrebbe andar bene per un altro target di intervenuti). Fatta questa prima analisi dovremo valutare il numero massimo di ospiti che ogni Promotore vuole avere (e no, non venitemi a dire “più sono meglio è”, per tanti “più sono PEGGIO è”, ma di questo ne parleremo più avanti). Quindi valutiamo per bene gli spazi, l’area conferenza (cerchiamo di non avere gli ospiti in braccio ma nemmeno di dover usare il megafono per comunicare con loro), valutiamo l’area Food & Beverage se è appropriata ad ospitare due chiacchiere mentre si mangia qualcosa, valutiamo se la location ha magari una storia particolare che può attrarre gli ospiti a visitarla e/o a saperne di più, insomma, cerchiamo di capire bene dove stiamo andando, perché tutto può tornare utile durante la nostra chiacchierata. Infine (e qui tocchiamo un tasto dolente, lo so) facciamo un check delle attrezzature PRIMA dell’evento. Con PRIMA intendo uno spazio temporale che vi dia il tempo di modificare o sostituire quello che non funziona (collettori tra pc e proiettore, se il proiettore non sballa i colori, se il microfono funziona, la lunghezza del cavo del microfono, le luci della sala…)
Detto tutto questo appare chiaro come già la scelta della location non sia una banalità, ma un primissimo passo per convincere i vostri ospiti che voi siete la persona giusta per loro. Ma allora perché il responsabile del nostro cliente ha proposto la sala parrocchiale così su due piedi? Possibilità 1: il responsabile non ha valutato con accuratezza ogni singolo elemento per la miglior riuscita dell’evento del suo promotore; Possibilità 2: l’importante è che facciate gli eventi, non bene o male, solo che li facciate.
In conclusione, Private Bankers e Mandanti, fate attenzione ad ogni singolo passo nell’organizzazione dei vostri eventi, il rischio di bruciarsi la serata già alle ore 19.00 è più elevato di quello che si può pensare.
Nella prossima puntata parleremo di….. Food & Beverage